В письме от 01.11.2017 №ГД-4-11/22216@ налоговики рассказали об ошибках, которые совершают налоговые агенты при формировании расчетов по форме 6-НДФЛ

Второй год подряд компании отчитываются по форме 6-НДФЛ, но ошибок меньше не становится, отмечают чиновники. В письме от 01.11.2017 №ГД-4-11/22216@ налоговики еще раз напомнили и разобрали наиболее частые недочеты, которые совершают налоговые агенты при формировании сведений.

Сложности расчета 6-НДФЛ мы разобрали в статье: «Ответы на вопросы по заполнению 6-НДФЛ в 2017 году ».

Если изменился адрес

Некоторые компании при смене места расположения головного офиса или обособленного подразделения (ОП) подают расчет в налоговую инспекцию по старому месту учета. Так делать не нужно. Как только организация встала на налоговый учет по новому адресу расположения, сдавать расчеты по форме 6-НДФЛ нужно именно туда. В частности:

в форме 6-НДФЛ за тот период, в который компания состояла на учете по прошлому месту нахождения, следует указывать ОКТМО прежнего места расположения компании или ОП;
в форме 6-НДФЛ за периоды после постановки на учет по новому адресу указывается ОКТМО нового места расположения компании, ОП.

А вот реквизит КПП организации (ОП) в расчете нужно указывать тот, который налоговый орган присвоил юрлицу по новому месту его нахождения. Аналогичные разъяснения даны налоговиками в письме от 27.12.2016 №БС-4-11/25114@.

Как правильно сдавать расчет?

Многие бухгалтеры путаются со способом подачи формы 6-НДФЛ в налоговую инспекцию. Контролеры напоминают, что в электронном формате по ТКС подавать расчеты по форме 6-НДФЛ должны компании, численность сотрудников в которых составляет 25 и более человек. Кроме того, электронно отчитываются налоговые агенты со среднесписочной численностью сотрудников более 25 человек за свои обособленные подразделения, даже если численность работников в самих ОП менее 25 человек (п.2 ст.230 НК РФ).

Проблем со способом подачи сведений не будет, если воспользоваться возможностями облачной бухгалтерии Бухсофт, с помощью которой можно грамотно заполнить расчет по форме 6-НДФЛ онлайн и оперативно передать в Налоговую по ТКС.

Если есть обособленные подразделения

В комментируемом письме налоговики отмечают, что компании с обособленными подразделениями, если и головной офис, и ОП осуществляют деятельность в пределах одного муниципального образования, нередко подают единый расчет по форме 6-НДФЛ. Это грубая ошибка.

Согласно правилам заполнения форм 6-НДФЛ налоговый агент обязан отчитываться в Налоговую инспекцию по месту учета отдельно по каждому своему обособленному подразделению и по головному подразделению, в том числе и в случаях, когда ОП расположены территориально в одном муниципальном образовании.

При этом строка «КПП» в форме заполняется по месту учета компании по месту расположения ее ОП.

Как правильно заполнить строки КПП и ОКТМО?

С реквизитами КПП и ОКТМО в 6-НДФЛ бухгалтеры вообще допускают немало ошибок. Например, налоговики отмечают, что имеют место расхождения кодов ОКТМО в форме 6-НДФЛ и указываемых при уплате налога на доходы физлиц. Такая ошибка приводит либо к необоснованным переплатам по НДФЛ, либо к недоимкам по налогу.

Как решить проблему?

Если в ходе заполнения формы 6-НДФЛ налоговый агент допустил ошибку при указании кодов КПП или ОКТМО и сам ее обнаружил, то без промедлений нужно представить в налоговую инспекцию два расчета 6-НДФЛ.

Подается уточненка к ранее поданному ошибочному расчету с указанием правильных реквизитов КПП или ОКТМО, остальные разделы формы заполняются нулевыми значениями.
Подается первичный расчет со всеми заполненными показателями и правильными кодами КПП или ОКТМО.

Такие разъяснения приведены в письме ФНС РФ от 12.08.2016 №ГД-4-11/14772@.

Еще раз о сроках сдачи формы 6-НДФЛ

Как ни странно, но чиновники отмечают, что налоговые агенты нередко опаздывают с подачей расчета по форме 6-НДФЛ.

Согласно положениям п.2 ст.230 НК РФ отчетные периоды по форме 6-НДФЛ - первый квартал, полгода, девять месяцев и год.

За первые три отчетных периода форму налоговикам нужно представить не позднее последнего дня месяца, наступающего за отчетным периодом. За год - до 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом.

Это интересно:

У вас остались вопросы по заполнению формы 6-НДФЛ в программах Бухсофт? Обратитесь за консультацией по бухгалтерскому сопровождению к нашим специалистам!

С 2017 года все обособленные подразделения (ОП) ощутили на себе изменения налогового законодательства. С этого года ОП должны самостоятельно уплачивать страховые взносы и представлять в налоговую инспекцию все расчеты по взносам.

Изменения затронули и головные офисы, но об этом чуть дальше.

Что изменилось с 2017 года

Начнем с того, что с начала года перестал действовать закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах». То есть с 2017-го обособленные подразделения уплачивать взносы на страхование в налоговую и сдавать отчеты в налоговую должны только в том случае, если их сотрудники-физлица получали вознаграждения. Раньше обязанность возникала, если ОП имели собственные банковские счета и отдельный баланс. Но это уже в прошлом — теперь только при наличии вознаграждений.

С этого года головные организации должны сообщать в налоговую службу по месту своего нахождения о том, что их ОП могут выплачивать зарплату сотрудникам и вознаграждения физическим лицам или, наоборот, этого права теперь лишены. На сообщение ИФНС дает месяц со дня изменений.

Небольшая справка об обособленных подразделениях

Обособленное подразделение открывается отдельно от головного офиса и платит налоги уже по месту своей регистрации. Согласно российскому законодательству, любая компания может открыть столько обособленных подразделений, сколько захочет.

Одно из правил ОП — находиться они должны на отдельном от головной компании адресе. Кроме того, необходимо наличие рабочих мест на срок от 1 месяца.

Об открытии ОП нужно уведомить налоговую (по месту постановки на учет головной компании) за месяц до открытия сообщением по форме С-09-03-1. При этом ПФР и ФНС уведомлять об открытии не нужно.

В обособленных подразделениях имеются собственные кассовые книги по операциям с наличкой. Все эти книги передаются в головную организацию. Однако в кассовой книге головной организации сведения по операциям с наличкой ОП не отражаются.

Отличие ОП от филиала или представительства:

Наличие ОП нужно отражать в Уставе организации. Филиал или представительство — не нужно.
ОП должно иметь имущество на балансе и собственный расчетный счет в банке.
Предприятия с ОП могут применять упрощенку, а с филиалом и представительством — нет.

Различия по налогам и отчетности между головной компанией и ОП

Различия есть. Обособленные подразделения платят не все налоги и сдают не все отчеты, которые необходимо сдавать головной компании.

По уплате налогов:

ОП не платят налог по УСН. При этом головная компания при расчете налога учитывает доходы и расходы подразделений.
ЕНВД и НДФЛ платят все по отдельности.
Страховые взносы в фонды платит только головная компания, но данные собираются со всех сотрудников, в том числе с ОП.

По отчетности:

ОП не посылает в контролирующие органы бухгалтерскую отчетность, а головное предприятие платит и за себя, и за ОП.
ОП не формирует отчет по УСН и не посылает сведения в ПФР, ФСС и сведения о среднесписочной численности.
Отчеты по ЕНВД и НДФЛ составляют все по отдельности.

Вам нужно вести удобный учет по предприятию с обособленными подразделениями? Попробуйте бухгалтерский онлайн-сервис Контур.Бухгалтерия. В нем удобно начислять зарплату, отправлять отчетность, готовить и уплачивать налоги. Первые 14 дней работы в сервисе бесплатны для всех новых пользователей!

Для каждого налогового агента, даже если он впервые взял на себя обязательство по заполнению и перечислению средств в бюджет, процесс осваивания всех обязательных действий происходит без ошибок. Но чаще всего подобная идиллия длится до момента сдачи 6-НДФЛ по обособленному подразделению.

Кто обязан сдавать отчет

Такая обязанность у компаний может появиться при выплате доходов:

Работникам, которые занимались выполнением своих трудовых обязанностей, находящихся не на территории головного офиса, а в другом принадлежащем компании офисе. Длительность работы в этом случае должна составлять не менее 1 месяца.
Физлицам, заключившими ранее с лицами, обладающими определенными полномочиями филиала, договор о выполнении ряда работ.

В этих ситуациях даже проведение выплаты дохода одному физлицу способно вызвать у бухгалтера ряд вопросов относительно 6-НДФЛ, заполняемого для обособленного подразделения.

Процедура заполнения документации идентична заполнению 6-НДФЛ для головной компании. Хотя особое внимание придется заполнению титульного листа: а именно ячейкам, созданным для внесения в них информации в виде кода налогового органа, КПП и ОКТМО.

Куда сдавать 6-НДФЛ обособленного подразделения

Стоит помнить о небольшом нюансе. Независимо от того, сколько в компании зафиксировано ОП в одной ИФНС, в определенный срок головной фирмой должны быть предоставлены 6-НДФЛ по обособленным подразделениям, для каждого — в отдельно заполненном документе. На предоставление отчета на каждое ОП в отдельном варианте не оказывает влияния численность ОП у головной фирмы. Не влияет на процесс заполнения 6-НДФЛ также численность физлиц, получающих от них доход, и даже определенные условия деятельности ОП.

Таким образом, каждый агент при наличии даже одного ОП должен осуществлять передачу бланков 6-НДФЛ в две инстанции . Один бланк должен быть доставлен в основной налоговый орган. А вот второй — в ИФНС, расположенную на территории, где фактически находится обособленное подразделение.

Стоит также уточнить, куда должны в этой ситуации перечисляться налоги. Несмотря на то, что бланк 6-НДФЛ по филиалу передается также и в основной налоговый орган, фактическое перечисление суммы налога происходит в налоговую, к которой относится ОП.

Стоит помнить, что налогоплательщик обязан независимо от численности работающего в обособленном подразделении персонала своевременно предоставлять отчетность налоговикам.

Это требование относится даже к ОП, в котором была осуществлена выплата дохода всего одному сотруднику. Если по каким-то причинам в указанный срок передача 6-НДФЛ не была осуществлена в налоговую, то компания может быть оштрафована за неисполнение обязанностей.

Особенности подачи декларации 6-НДФЛ смотрите в видео:

Что делать с 6-НДФЛ при закрытии обособленного подразделения

Для такого решения у руководителя компании может быть ряд причин. Независимо от них, практически у каждого возникает вопрос, как в этом случае осуществляется процесс сдачи 6-НДФЛ? Во время процедуры ликвидации ОП работающие ранее в нем специалисты могут быть:

Уволены . Такое решение руководителем принимается чаще всего в случае полной ликвидации компании и всех его подразделов. В этой ситуации 6-НДФЛ при закрытии обособленного подразделения и головного офиса станет последним отчетом, который обязан быть предоставлен в налоговую своевременно. В нем должны будут полностью отражены суммы последних доходов и суммы вычитаемых налогов. В качестве дополнительной информации в нем также должны присутствовать все даты, когда было осуществлено фактическое получение дохода и последующее удержание из него налога. Данная информация в оформляемом отчете должна присутствовать по всем сотрудникам из головного офиса и подразделений.
Переведены на другое место работы . То есть все работники с ликвидируемого ОП переводятся в любое другое ОП, имеющееся в компании. В иной ситуации перевод работников может быть осуществлен в головной офис.

Процесс оформления формы 6-НДФЛ в ситуации с ликвидацией ОП немного отличается от стандартного заполнения по используемым в этой процедуре правилам. В этой ситуации составление отчета начинается с даты, открывающей начало календарного года, и заканчивается датой снятия ОП с учета. Если ликвидации подвергается ОП, которое было открыто в текущем году, то составление отчетности должно начинаться с даты регистрации филиала.

Несмотря на то, что во время деятельности подразделения подача отчета 6-НДФЛ осуществлялась в основную и территориальную налоговую службу, при ликвидации такой отчет составляется лишь в одном экземпляре и предоставляется в местную налоговую службу.

В случае если процедурой ликвидации занимаются крупные налоговые агенты, то существующее на данный момент законодательство предоставляет каждому из них право выбора. Крупные организации в этой ситуации по своему усмотрению решают, куда лучше и удобнее им передавать 6-НДФЛ: в территориальную или главную налоговую.

Форма 6-НДФЛ предоставляется в территориальную ФНС, где ранее была проведена регистрация подразделения. Подобное требование касается и передачи отчета при ликвидации подразделения.

Обязанность по уплате НДФЛ по месту нахождения обособленных подразделений установлена в п. 7 ст. 226 НК РФ. А кто должен уплачивать налог, если обособка не выделена на самостоятельный баланс? Каковы особенности заполнения платежного поручения, если НДФЛ за подразделение уплачивает головная организация? Рассмотрим, каковы особенности уплаты НДФЛ налоговым агентом, имеющим обособленные филиалы.

О каких подразделениях и о каком доходе идет речь

Обособленным считается такое подразделение организации, которое территориально обособлено от нее и имеет стационарные рабочие места, созданные на срок более 1 месяца. Статус обособленного подразделение приобретает независимо от того, есть ли о нем упоминания в учредительных документах и присвоены ли ему полномочия (абз. 21 п. 2 ст. 11 НК РФ).

Имеющие обособленные подразделения российские организации должны перечислять НДФЛ как по месту регистрации самой организации, так и по месту нахождения подразделения (абз. 2 п. 7 ст. 226 НК РФ). Сумма налога, подлежащего перечислению по подразделению, определяется по доходу, начисляемому и выплачиваемому работникам этого подразделения (абз. 3 п. 7 ст. 226 НК РФ).

В ряде писем Минфин указывает, какие доходы имеются в виду:

Заработная плата работников обособленных подразделений (письмо Минфина РФ от 07.08.2012 № 03-04-06/3-222).
Вознаграждения, выплачиваемые работникам подразделений не только по трудовым договорам, но и по гражданско-правовым договорам (письма Минфина России от 23.03.2017 № 03-04-06/16832, от 08.12.2015 № 03-04-06/71584).
Вознаграждения, выплачиваемые по гражданско-правовым договорам тем физическим лицам, которые не являются работниками обособленного подразделения (письма Минфина России от 21.04.2016 № 03-04-06/23195, от 18.04.2016 № 03-04-06/22218, ФНС России от 04.07.2016 № БС-4-11/11951@);
Вознаграждения бывшим работникам подразделения.

Следует отметить, что в отношении физических лиц, указанных в последнем пункте, у контролирующих органов есть и другие мнения. Так, УФНС России по г. Москве в письме от 26.02.2009 № 20-15/3/017148 указало, что НДФЛ в отношении доходов таких лиц следует уплачивать по месту нахождения головной организации.

Из буквального прочтения нормы, содержащейся в абз. 3 п. 7 ст. 226 НК РФ, следует вывод, что НДФЛ следует уплачивать в бюджет по месту нахождения подразделения при выплате любого вида дохода. Основание выплаты здесь значения не имеет. Частичное подтверждение такого аргумента можно найти в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 05.02.2010 № А56-10280/2008, в котором указано, что сумма НДФЛ, уплачиваемая в бюджет по месту нахождения обособленного подразделения, рассчитывается с учетом всех доходов физических лиц, трудящихся в этом подразделении.

Как быть, если работник получает доходы вне подразделения

Приведем возможные ситуации получения дохода из источников, находящихся вне обособленного подразделения, и соответствующие разъяснения Минфина.

Сотрудник обособленного подразделения получает доход непосредственно от головной организации (дивиденды, например). Минфин РФ в письме от 22.03.2013 № 03-04-06/8999 указывает, что НДФЛ в таких обстоятельствах следует платить по месту нахождения головной организации.
Работник совмещает должности в головной организации и обособленном подразделении. Минфин России в п. 1 письма от 14.04.2011 № 03-04-06/3-89 отмечает, что НДФЛ следует перечислять по месту нахождения подразделения.
Работник в одном конкретном месяце трудился в нескольких обособленных подразделениях. Минфин России в письме от 19.09.2013 № 03-04-06/38889 разъясняет, что НДФЛ необходимо исчислять и уплачивать каждому такому подразделению в соответствии с выплаченным доходом.
Работник в течение месяца трудился в головной организации и в подразделении. Минфин России в письмах от 01.03.2017 № 03-04-06/11798 и от 21.09.2011 № 03-04-06/3-231 указывает, что исчислять НДФЛ и платить его в бюджет должны обе структуры.

Работник просто командируется в другое обособленное подразделение. Согласно письму Минфина России от 11.04.2013 № 03-04-06/11990 уплачивать НДФЛ должно подразделение, работником которого он является.
Сотрудник, работавший в течение года в различных обособленных подразделениях, уходит в отпуск. Минфин России в письме от 17.08.2012 № 03-04-06/8-250 отмечает, что НДФЛ должно уплачивать то подразделение, которое оформляет отпуск.
Головная организация направляет сотрудника для открытия нового обособленного подразделения. Минфин России в письме от 08.08.2012 № 03-04-06/3-223 указывает, что НДФЛ будет платить головная организация, но лишь до того момента, пока не пройдет регистрация нового подразделения. Если такое событие произойдет в середине месяца, то платить налог надо будет пропорционально доле начисленного дохода (письмо УФНС России по г. Москве от 26.12.2007 № 28-11/124267).
Работник переводится из одного подразделения в другое. По мнению Минфина России , НДФЛ с его доходов нужно перечислять в бюджет по месту учета филиала, где находится новое место работы (письмо от 12.07.2017 № 03-04-05/44417).

Кто должен платить НДФЛ по месту нахождения подразделения

Контролирующие органы не сформировали единого мнения, кто должен платить НДФЛ в бюджет по месту нахождения обособленного подразделения.

Есть две противоположные позиции:

Обособленное подразделение, если оно имеет отдельный расчетный счет и бухгалтерский баланс, должно самостоятельно уплачивать НДФЛ (письма Минфина России от 29.03.2010 № 03-04-06/54, ФНС России от 17.04.2009 № 3-5-04/460@). Руководитель подразделения при этом должен иметь доверенность на право представлять в налоговых органах интересы юридического лица (письмо Минфина России от 16.07.2008 № 03-04-06-01/21).
НДФЛ должна уплачивать в бюджет головная организация, независимо от того, есть ли обособленного подразделения расчетный счет и отдельный баланс (письмо УФНС России по Москве от 20.05.2010 № 20-15/3/052927@).

Как поступить, если НДФЛ за подразделение попал в инспекцию головного офиса, см. .

Реквизиты платежного поручения

Если головная организации перечисляет НДФЛ по обособленному подразделению, то в платежном поручении следует указывать следующие сведения (письма Минфина России от 03.07.2009 № 03-04-06-01/153 и ФНС России от 12.03.2014 № БС-4-11/4431@):

реквизиты налоговой инспекции и управления Федерального казначейства региона, в котором зарегистрировано обособленное подразделение;
КПП обособленного подразделения;
ОКТМО муниципалитета, бюджет которого будет получать НДФЛ.

Кроме того, если в одном муниципальном образовании зарегистрировано несколько подразделений, и они имеют одинаковый КПП и приписаны к одной налоговой инспекции, то НДФЛ разрешается перечислять одним платежным поручением (письмо Минфина России от 03.07.2009 № 03-04-06-01/153).

Если подобные обстоятельства сложились в городе федерального значения (Москве, Санкт-Петербурге или Севастополе), но подразделения подведомственны разным налоговым инспекциям, то головная организация согласно п. 4 ст. 83 НК РФ имеет право выбрать, где ей встать на учет. Удержанный с доходов работников подразделения НДФЛ в таком случае надо будет платить в инспекцию по месту нахождения выбранного подразделения (письмо Минфина России от 22.06.2012 № 03-04-06/3-174).

В письме ФНС России от 12.03.2014 № БС-4-11/4431@ содержится уточнение: если головная организация поставлена на учет везде, где расположены обособленные подразделения, то и налог уплачивать она должна в тех же муниципалитетах.

Впрочем, у ФНС России в отношении обособленных подразделений, расположенных в г. Москва, имелось другое мнение, отраженное в письме от 29.08.2012 № ЗН-4-1/14304@. Налоговая служба разъяснила, что в соответствии с ч. 2 ст. 5 закона г. Москвы «О бюджете города Москвы…» от 07.12.2011 № 62, отчисления НДФЛ по месту нахождения одного из обособленных подразделений можно провести только в том случае, если все подразделения организации находятся на территории одного муниципалитета. Если подразделения распределены по разным муниципальным образованиям, НДФЛ надо перечислять отдельно по каждому муниципалитету. Со времени написания данного письма Федеральная налоговая служба не высказывала иного мнения на этот счет.

Итоги

Уплачивать НДФЛ следует отдельно по каждому обособленному подразделению и отдельно по головному предприятию. Перечисление налога, как правило, осуществлояет головная фирма. Но если подразделение выделено на самостоятельный баланс, то филиал вправе перечислять налог самостоятельно.

Обособленные подразделения и НДФЛ (Курбангалеева О.А.)

Дата размещения статьи: 02.03.2017

Многие государственные образовательные учреждения имеют обособленные подразделения в различных регионах страны. В отчетный период перед бухгалтерами таких учреждений возникает вопрос: как правильно отчитаться и уплатить НДФЛ в соответствующий бюджет?

Уплата НДФЛ

Налоговые агенты - российские организации, имеющие обособленные подразделения, обязаны перечислять исчисленные и удержанные суммы НДФЛ в бюджет как по месту своего нахождения, так и по месту нахождения каждого своего обособленного подразделения (п. 7 ст. 226 НК РФ). При этом сумма налога, подлежащая уплате в бюджет по месту нахождения обособленного подразделения, определяется исходя из сумм дохода, начисленного и выплаченного:
- работникам этого обособленного подразделения, заключившим трудовой договор;
- по договорам гражданско-правового характера, заключенным с физическими лицами обособленным подразделением от имени данной организации.
Таким образом, сумма НДФЛ, исчисленного и удержанного с выплат физическим лицам - работникам обособленных подразделений, должна быть перечислена в бюджет по месту учета в налоговом органе соответствующего обособленного подразделения независимо от того, имеет оно отдельный баланс и корреспондентский счет или нет (Письмо ФНС России от 30.12.2015 N БС-4-11/23300@).

"Обособленная" 6-НДФЛ

Начиная с 1 января 2016 года все налоговые агенты по НДФЛ обязаны ежеквартально представлять расчет по форме 6-НДФЛ (утв. Приказом ФНС России от 14.10.2015 N ММВ-7-11/450@; далее - расчет по форме 6-НДФЛ) в налоговую инспекцию по месту своего учета (п. 2 ст. 230 НК РФ). Расчет по форме 6-НДФЛ оформляют за первый квартал (по состоянию на 31 марта), за полугодие (по состоянию на 30 июня), за девять месяцев (по состоянию на 30 сентября), за год (по состоянию на 31 декабря).
Налоговые агенты - российские организации, имеющие обособленные подразделения, представляют форму 6-НДФЛ в следующем порядке:
- в отношении работников этих обособленных подразделений - в налоговый орган по месту учета таких обособленных подразделений;
- в отношении физических лиц, получивших доходы по договорам гражданско-правового характера (далее - ГПХ), - в налоговый орган по месту учета обособленных подразделений, заключивших указанные договоры.
Об этом говорится в Письмах ФНС России от 26.02.2016 N БС-4-11/3168@, от 25.02.2016 N БС-4-11/3058@, от 30.12.2015 N БС-4-11/23300@.
В таком же порядке следует представлять справки по форме 2-НДФЛ.

Пример. Образовательное учреждение имеет филиал в г. Королеве, который заключил договоры аренды недвижимого имущества с физическим лицом. В этом случае НДФЛ, удержанный при выплате арендной платы арендодателю - физическому лицу, обособленное подразделение направляет в бюджет г. Королева. Расчет по форме 6-НДФЛ и справки по форме 2-НДФЛ организация должна представить по месту нахождения не только головного учреждения, но и филиала. При этом место нахождения недвижимого имущества, используемого по договору аренды, значения не имеет (Письмо ФНС России от 04.07.2016 N БС-4-11/11951@).

Обратите внимание! Если обособленное подразделение не осуществляет выплат физическим лицам, то представлять расчет по форме 6-НДФЛ в налоговые органы по месту нахождения не следует. Это значит, что нулевой расчет не представляется.

Крупнейшие налогоплательщики

Налоговые агенты - организации, отнесенные к категории крупнейших налогоплательщиков, имеющие обособленные подразделения, заполняют расчет по форме 6-НДФЛ отдельно по каждому обособленному подразделению.
В отношении работников обособленного подразделения расчет по форме 6-НДФЛ представляется в налоговый орган:
- либо по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика,
- либо по месту учета такого налогоплательщика по соответствующему ОП.
Иными словами, крупнейшие налогоплательщики вправе выбирать, куда подавать отчетность в отношении доходов работников обособленных подразделений, а также физических лиц по договорам ГПХ, заключенным с обособленными подразделениями.
Об этом говорится в Письмах ФНС России от 26.02.2016 N БС-4-11/3168@, от 25.02.2016 N БС-4-11/3058@.
В случае ликвидации (закрытия) обособленного подразделения организации, отнесенной к крупнейшим налогоплательщикам, до конца календарного года представлять расчет по форме 6-НДФЛ можно по месту учета ликвидируемого (закрываемого) обособленного подразделения. Причем в расчете необходимо отражать сведения за период времени от начала года до даты завершения ликвидации (закрытия) этого обособленного подразделения. Об этом говорится в Письме ФНС России от 02.03.2016 N БС-4-11/3460@.

Одна на всех

В случае заполнения расчета по форме 6-НДФЛ организацией, имеющей обособленные подразделения, в поле "КПП" указывается КПП, присвоенный организации, по месту нахождения ее обособленного подразделения (п. 2.2 Порядка заполнения расчета, Письмо ФНС России от 23.03.2016 N БС-4-11/4900@).
Возможна ситуация, когда несколько обособленных подразделений состоят на учете в одном налоговом органе и у каждого обособленного подразделения есть свой КПП.
В этом случае расчет по форме 6-НДФЛ следует подавать отдельно по каждому обособленному подразделению. Об этом говорится в Письмах ФНС России от 28.12.2015 N БС-4-11/23129@, от 01.08.2016 N БС-4-11/13984@. Иными словами, в налоговую инспекцию будет представлено несколько расчетов по форме 6-НДФЛ с разными КПП.
Вывод налоговиков основан на том, что глава 23 НК РФ не содержит норм, предоставляющих налоговым агентам возможность самостоятельно выбирать обособленное подразделение, через которое производилось бы перечисление налога и представление расчета по форме 6-НДФЛ.

Территория одна, налоговые - разные

Если несколько обособленных подразделений организации находятся в одном муниципальном образовании на территориях, подведомственных разным налоговым органам, постановка организации на учет может быть осуществлена налоговым органом по месту нахождения одного из ее обособленных подразделений. При этом обособленное подразделение, которое будет поставлено на учет в налоговой инспекции, организация выбирает самостоятельно (п. 4 ст. 83 НК РФ). Для этого организация направляет в налоговые органы уведомление по форме N 1-6-Учет, приведенной в Приложении 4 к Приказу ФНС России от 11.08.2011 N ЯК-7-6/488@.
Таким образом, у организации есть право выбора постановки на учет организации по месту нахождения одного из обособленных подразделений, если несколько из них находятся в одном муниципальном образовании, но подведомственны разным налоговым органам.
Аналогичное правило действует и в городах федерального значения Москве, Санкт-Петербурге и Севастополе.
При этом возникает вопрос: можно ли представлять единый расчет по форме 6-НДФЛ по всем обособленным подразделениям, которые находятся на территории г. Москвы или Санкт-Петербурга? Или же необходимо представлять отдельный расчет по каждому обособленному подразделению?
В Письме ФНС России от 09.11.2016 N БС-4-11/21223@ налоговики напомнили о порядке заполнения расчета по форме 6-НДФЛ. В частности, они указали, что в случае заполнения формы расчета организацией, имеющей обособленные подразделения, по строке "КПП" указывается КПП по месту учета организации согласно месту нахождения ее обособленного подразделения (п. 2.2 раздела 2 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ).
Если же организация выбрала одно ответственное подразделение из нескольких обособленных подразделений в одном муниципальном образовании и встала на учет в налоговых органах по месту нахождения этого обособленного подразделения, то налоговики присваивают КПП только этому подразделению. Другие обособленные подразделения, находящиеся в этом муниципальном образовании, своего КПП не имеют, а значит, представить расчет по форме 6-НДФЛ они не могут.
Поскольку в противном случае в налоговую инспекцию будет представлено несколько расчетов по форме 6-НДФЛ с одними и теми же ИНН и КПП, налоговики разрешили в этой ситуации представлять только один расчет по форме 6-НДФЛ (Письмо ФНС России от 05.10.2016 N БС-4-11/18870@).
Таким образом, в случае если организация, имеющая несколько обособленных подразделений в г. Москве, Санкт-Петербурге или в других муниципальных образованиях, на территориях, подведомственных разным налоговым органам, поставлена на учет по месту нахождения одного из таких обособленных подразделений по выбору организации (с присвоением только этому обособленному подразделению КПП), то расчет по форме 6-НДФЛ заполняется налоговым агентом в отношении работников всех данных обособленных подразделений и представляется по месту учета этого подразделения. При этом в расчете по форме 6-НДФЛ указывается КПП ответственного обособленного подразделения.

Одинаковый ОКТМО

Форма расчета по форме 6-НДФЛ заполняется по каждому ОКТМО отдельно. Это установлено п. 1.10 Порядка заполнения расчета по форме 6-НДФЛ.
Поэтому возникает вопрос: можно ли представить один расчет по форме 6-НДФЛ по головной организации и обособленному подразделению, если у них совпадает ОКТМО?
Ответ на этот вопрос зависит от постановки на учет обособленного подразделения и присвоения ему КПП.
Представить один расчет по форме 6-НДФЛ, в который включаются данные как по головной организации, так и по обособленному подразделению, можно только в случае, когда налоговый агент состоит на учете только через головное отделение, которое в данном случае выполняет функции ответственного обособленного подразделения. При этом у обособленного подразделения нет собственного КПП.
Если же обособленное подразделение состоит на учете в налоговых органах с присвоением собственного КПП, то в налоговую инспекцию следует представлять два расчета по форме 6-НДФЛ, даже если у головного отделения и обособленного подразделения один и тот же ОКТМО.

Если перепутали КПП или ОКТМО

Если при заполнении расчета по форме 6-НДФЛ налоговый агент допустил ошибку при указании КПП или ОКТМО, то налоговый агент должен представить в налоговый орган по месту учета два расчета по форме 6-НДФЛ:
- уточненный расчет к ранее представленному с указанием тех КПП и ОКТМО, которые были указаны в первоначальном расчете, и нулевыми показателями всех его разделов;
- первичный расчет с указанием правильных КПП и ОКТМО.
Об этом говорится в Письме ФНС России от 12.08.2016 N ГД-4-11/14772.
При этом, если расчет по форме 6-НДФЛ с указанием правильных КПП и ОКТМО налоговый агент представил после установленного срока его представления, ответственность за совершение налогового правонарушения, предусмотренная п. 1.2 ст. 126 НК РФ, не применяется.

Примечание. Возврат НДФЛ из-за перерасчета отпускных по форме 6-НДФЛ
Если налоговым агентом работнику возврат суммы НДФЛ в связи с перерасчетом отпускных выплат произведен в апреле 2016 года, то сумма НДФЛ, возвращенная налоговым агентом, подлежит отражению по строке 090 в расчете по форме 6-НДФЛ (утв. Приказом ФНС России от 14.10.2015 N ММВ-7-11/450@) за полугодие 2016 года. Такое разъяснение выпустила ФНС России в Письме от 13.10.2016 N БС-4-11/19483@.