Рассмотрим, где в 1С ЗУП 8.3 найти и как заполнить табель учета рабочего времени. Сразу скажу, что найти в 1С Бухгалтерии 8.3 табель учета времени работы не получится, так как его нет.
Табель необходим для сотрудников, у которых зарплата повременная. то есть зависит от фактически отработанного времени.
В программе учет отработанного времени можно вести разными методами, а точнее двумя:
- первый метод — метод «отклонений». При этом методе регистрируются отклонения от графика (например, неявки или, наоборот, сверхурочные часы). За основу берутся данные графика работы;
- второй метод — метод «сплошной регистрации». С применением этот метода одновременно ведутся документы-отклонения и регистрируется фактически затраченное время.
График работы в 1С ЗУП 8.3
Когда создается приказ о , необходимо произвести настройку графика работы - в нем фиксируется запланированное рабочее время сотрудника. Если происходит кадровое перемещение, график тоже нужно обязательно указывать (назначать новый или оставлять прежний). Реквизит «График работы» в документах приема или перемещения обязателен. Графики работы в организации определяются в справочнике «Графики работы».
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
Расхождения с графиком в 1С 8.3 фиксируются следующими документами:
В разделе «Учет времени» (меню «Зарплата») можно настроить для сотрудника индивидуальный график на определенный период. При этом случае запланированное основным графиком время исчисляться для сотрудника не будет. Оно будет определяться по индивидуальному графику.
Табель рабочего времени в 1С не заполняется в следующих случаях:
- Когда все сотрудники предприятия работают по пятидневке.
- Когда в организации действует несколько цикличных графиков и отсутствуют отклонения, кроме отгулов, отпусков, больничных и прочее.
Случаи, когда табель в 1С 8.3 заполнять необходимо:
- При использовании сложных нецикличных графиков учета рабочего времени.
- Когда в организации постоянно меняются смены между сотрудниками, работающими по сменным графикам.
- При применении в организации вахтовых методов и так далее.
Работа с Табелем учета рабочего времени в 1С Зарплата
Рассмотрим пошаговую инструкцию по вводу и настройке табеля в 1С 8.3 ЗУП.
Табель учета в 1С ЗУП находится в меню «Зарплата», далее в разделе «Учет времени» перейти по ссылке «Табели» к списку табелей.
В списке нажмем кнопку «Создать». Откроется окно создания нового документа:
Самыми распространенными бухгалтерскими программами в Российской Федерации являются программы комплекса 1С – огромный штат разработчиков, программистов и отладчиков постоянно обновляет и усовершенствует систему, внедряя в работу все новые функции и существенно облегчая жизнь бухгалтеров. С помощью 1С можно вести учет , заработной платы, расчетов с контрагентами, быстро составлять отчет по каждому из параметров, предусмотренных бухгалтерским учетом. Это, в свою очередь, дает возможность сокращать затраты на штат бухгалтеров фонд оплаты труда.
Как заполнить табель учета рабочего времени в 1С
В программе 1С «Зарплата и управление персоналом» для выполнения этой функции используется меню «Расчет зарплаты» на рабочем столе. При открытии этой вкладки следует выбрать параметр «Табель учета рабочего времени», расположенный в панели навигации. Щелкнув по соответствующей кнопке, нужно воспользоваться функцией «Добавить», которая находится на панели инструментов. В этом случае ввод нужно осуществлять вручную, добавляя данные для каждого сотрудника отдельно. Помимо этого, возможно автоматически сформировать список сотрудников с данными учета рабочего времени. Для этого надо выбрать функцию «Заполнить» и в появившемся диалоговом окне задать нужные параметры.
Как сохранить данные учета
В случае необходимости можно внести изменения во внесенные данные, откорректировав показатели рабочего времен, количество ночных и праздничных часов, прогулов и сверхурочной работы. Если возникает неясность с условными обозначениями, которые надо внести в табель, можно вызвать справку, щелкнув по значку «вопросительный знак» на панели инструментов. Также в программе предусмотрена возможность ввода данных об отработанном времени в ежедневном режиме или в целом за период, также можно просмотреть сводные показатели. При ежедневном ручном вводе нужно подтверждать ввод данных, чтобы изменения сохранялись в базе программы. Для этого используется кнопка «Записать» в правом нижнем углу рабочего стола. По окончании отчетного месяца также потребуется сохранить документ в базе данных. Для этого нужно нажать на кнопку «Провести», расположенную на рабочей панели. Помимо этого, табель учета рабочего времени можно сохранить в формате Excel, распечатать на принтере, чтобы получить бумажный вариант. Для этих функций используются стандартные кнопки «Сохранить как»; «Печать документа», которые также расположены на панели инструментов.
Аналогичные возможности предоставляют и прочие продукты компании 1С: Управление производственным предприятием, 1С: Зарплата и Кадры, 1С: Комплексная.
Видео по этой теме тоже есть, вы найдете его в конце этой статьи.
Итак, начиная с версии 3.0.44.94, в 1С Бухгалтерия 8 ред. 3.0 стало возможным формировать табель учета рабочего времени. Он формируется на основании производственного календаря с 40 часовой пятидневной рабочей неделей. Если в программе ведется учет пособий и отпусков (документы «Отпуск» и «Больничный лист»), то эти документы будут учитываться при формировании табеля.
Найти табель можно на закладке «Зарплата», раздел «Зарплата», «Отчеты по кадрам».
В этой же версии появилась возможность в документе «Начисление зарплаты» получить автоматический пересчет оклада сотрудника при изменении количества отработанных дней. Для этого после формирования и заполнения документа необходимо вручную уменьшить количество рабочих дней, число отработанных часов и оплаты по окладу пересчитаются автоматически.
Также в этой же версии появился новый отчет «Контроль сроков уплаты НДФЛ», с его помощью удобно контролировать сроки уплаты налога. Найти этот отчет можно на закладке «Зарплата», раздел «Зарплата», «Отчеты по зарплате».
В отчете можно увидеть информация об удержанном и уплаченном НДФЛ. В графе «Конечное сальдо» показывается сумма НДФЛ, которая должна быть перечислена в бюджет до указанной даты. Отчет может быть сформирован сводно или с разбивкой по сотрудникам, для этого необходимо установить флажок «С разбивкой по сотрудникам».
Начиная с версии 3.0.44.115 в 1С Бухгалтерия 8 ред. 3.0 в программе стал доступен расчет зарплаты по обособленным подразделениям. Также можно отсчитываться по НДФЛ в налоговую инспекцию по месту регистрации этого подразделения.
Сначала необходимо включить учет для обособленных подразделений в параметрах учета (закладка «Администрирование»), в разделе настройки зарплаты. Затем в справочнике «Подразделения» установить флажок «Обособленное подразделение» и указать сведения о налоговом органе, в котором это подразделение зарегистрировано.
В этой же версии при перечислении НДФЛ можно указать конкретных сотрудников, за которых он перечисляется.
В этом случае при проведении документа «Списание с расчетного счета» сумма НДФЛ будет распределена по всем сотрудникам пропорционально заработной плате. Можно указать конкретных сотрудников, по которым НДФЛ перечисляется.
В документе «Списание с расчетного счета» при выборе вида операции «Уплата налога» и вида налога «НДФЛ при исполнении обязанностей налогового агента» становится активной синяя гиперссылка «Разбить по сотрудникам»
По данной ссылке можно открыть окно «Разбивка по сотрудникам», где список сотрудников и сумма НДФЛ указывается вручную или сделать заполнение по ведомости на выплату заработной платы нажав на кнопку «Заполнить по ведомости»
Вот такие изменения, связанные с зарплатой произошли в последних версиях программы 1С Бухгалтерия 8 ред. 3.0.
Более подробно про табель рабочего времени в 1С Бухгалтерия 8 и другие изменения по зарплате можете посмотреть в видео.
30.07.2013
Бухгалтерия 8, 2.0, как создать табель рабочего времени?
Меню" Расчет зарплаты/Табель учета рабочего времени" В шапке документа указывается: № и дата документа, учреждение, ответственное лицо, составившее документ. При необходимости можно указать подразделенине, если табель оформляется сразу на нескольких сотрудников подразделения.Кроме этого в документе указывается:1. период составления табеля- целиком за указанный месяц, за первую и вторую половины указанного месяца по отдельности, за произвольный период в рамкая месяца; 2. способ ввода времени- по каждому дню периода либо сводно.
В табличной части "Сотрудники" указывается сотрудник либо список сотрудников. При выборе сотрудника заполняются данные о фактически отработаном времени автоматически, исходя из графика работы и введенных документов- отклонений. При необходимости на любую дату в табеле можно выполнить корректировку, уточнив(назначив) количество отработанного (или неотработанного) времени. При этом корректируются как часы за основное рабочее время, так и ночные и вечерние часы.
Для выполнения корректировки отработанного времени необходимо дважды щелкнуть по выбранной ячейке и буквенно-цифровыми обозначениями внести информацию.Например, сведения об основном отработанном времени обознаяаются буквой "Я" и числом, обозначающим количество отработанных часов. При этом число должно отделяться от буквы пробелом, например "Я 8". Ночные и вечерние часы указываются в той же ячейке через пробел, например Я 4 В 2 Н 2
Условные обозначения учета использования рабочего времени указаны в Классификаторе использования рабочего времени (см. пункт "Нормативная (справочная) информация").
Важно! В случае, если в расчетном периоде для выбранного сотрудника был создан документ- табель отработанного времени, при расчете зарплаты для определения отработанного времени будет учитываться документ- табель, а не документы отклонения.
При проведении документа программа проверяет, есть ли уже в указанном периоде документы "Табель учета рабочего времени" на указанных сотрудников. При обнаружении таких ситуаций выдается сообщение об ошибке и документ не проводится.
Втабеле учета рабочего времени можно указать неоплачиваемые дни:
а) неоплачиваемый отпуск по разрешению работодатля;
б) неоплачиваемый отпуск по законодательству;
в) неоплачиваемый дополнительный отпуск
г) отпуск а обучение неоплачиваемый;
д) неявки по невыясненным причинам;
е) прогулы.
Для табеля обязательно должна сидеть где-то норма. Заходите в "Расчет зарплаты/основные начисления" и на закладке "время" с помощью переключателя определяется выбор вида времени, за которое производится начисление.
Поле "Вид времени по классификатору использования рабочего времени" определяет вид обозначения вида расчета в табеле учета рабочего времени. Например, вид расчета "Оплата больничных листов" отображается в табеле как " Б (19) Нетрудоспособность".
Эксперты 1С рассказывают, как в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред.3 реализовано ведение типовых и индивидуальных графиков работы, а также об особенностях учета фактически отработанного времени.
Для понимания методологии учета рабочего времени в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» редакции 3 напомним формулу расчета зарплаты:
Заработная плата = (Фактически отработанное время / Норма времени) х Оклад
То есть для расчета зарплаты нужно знать, какую долю времени сотрудник отработал фактически по отношению к положенной ему норме по графику работы. В зависимости от того, каким образом Положение о заработной плате организации предусматривает исчислять оклад - по дням или по часам, - время в формуле используется, соответственно, в днях и часах.
Норма рабочего времени
Норма времени задается графиком работы. В программе предусмотрено ведение типовых графиков на целый год и индивидуальных на один месяц.
Типовые графики настраиваются в меню Настройки - Графики работы сотрудников и устанавливаются кадровыми документами. Если ведется штатное расписание, то устанавливается соответствие позиции штатного расписания и типового графика работы. Типовой график может быть указан как группе сотрудников, так и только одному работнику. Справочник Графики работы сотрудников настраивается на год. О том, как настраивать графики, смотрите видео-ответы экспертов 1С:
Если сотрудник в течение месяца переходит с одного типового графика работы на другой, для формирования нормы времени может быть полезен документ Индивидуальный график. В Положении о заработной плате организации следует предусмотреть, как рассчитывается норма рабочего времени в таком случае. При расчете зарплаты за каждый период времени возможны два варианта:
- норма учитывается отдельно по каждому периоду;
- применяется суммарная норма времени.
В случае, если норма времени учитывается отдельно по каждому периоду (см. Пример 1), то для исчисления заработка в каждом из периодов времени время, фактически отработанное в указанном периоде, делится на полную месячную норму по графику этого периода.
Если норма учитывается суммарно по всем периодам (см. Пример 2), то сначала необходимо рассчитать эту суммарную норму по всем графикам по всем периодам.
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 для этого предназначен документ Индивидуальный график (меню Зарплата - Индивидуальные графики ). Указанный документ автоматически по кнопке Заполнить собирает единый график работы сотрудника по всем периодам из фрагментов типовых графиков. Кроме того, документ Индивидуальный график можно использовать для регистрации в программе некого особенного графика сотрудника на один месяц, поскольку после автоматического заполнения этот документ можно откорректировать вручную.
Например, если при сменной работе один сотрудник выходит работать за другого, за аналогичную подмену себя в будущем, то предполагается изменять графики сотрудников с помощью документа Индивидуальный график.
Если у сотрудника зарегистрирован Индивидуальный график , то данные о норме рабочего времени берутся из него, а не из графиков, указанных в кадровых документах.
Пример 1
|
Норма рабочего времени учитывается отдельно по каждому периоду. Сотрудник с окладом 30 000 руб., исчисляемым по дням, работал с 01.04.2017 по 11.04.2017 по сменному графику, предусматривающему в апреле 30 рабочих дней, а с 12.04.2017 был переведен на пятидневку. Если норма рабочего времени учитывается отдельно по каждому периоду, то расчет зарплаты будет произведен следующим образом (см. рис. 1):
Рис. 1. Расчет зарплаты, если норма рабочего времени учитывается отдельно по каждому периоду В период с 1 по 11 апреля сотрудник работал по графику с нормой рабочего времени 30 дней. Из них фактически он отработал 11 дней, и заработок составит 11 000 руб. (30 000 руб. х 11 дн. / 30 дн.). В период с 12 по 30 апреля сотрудник работал по графику с нормой рабочего времени 20 дней. Из них фактически отработано 13 дней, и заработок составит 19 500 руб. (30 000 руб. х 13 дн. / 20 дн.). Итого по условиям Примера 1 заработок за апрель составил 30 00 руб. |
Пример 2
|
Норма рабочего времени учитывается суммарно по всем периодам. Сотрудник с окладом 30 000 руб., исчисляемым по дням, работал с 01.04.2017 по 11.04.2017 по сменному графику, предусматривающему в апреле 30 рабочих дней, а с 12.04.2017 был переведен на пятидневку. Чтобы норма рабочего времени учитывалась суммарно по всем периодам, в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 необходимо зарегистрировать документ Индивидуальный график (рис. 2). Период с 1 по 11 апреля автоматически заполняется по сменному графику, а начиная с 12 апреля - по пятидневке. И, таким образом, получается новый суммарный график с нормой рабочего времени 24 дня.
Рис. 2. Индивидуальный график сотрудника В таком случае расчет зарплаты будет произведен следующим образом (см. рис. 3). В период с 1 по 11 апреля сотрудник фактически он отработал 11 дней по графику с нормой рабочего времени 24 дня и заработок составит 13 750 руб. (30 000 руб. х 11 дн. / 24 дн.). В период с 12 по 30 апреля сотрудник отработал 13 дней по тому же графику с нормой рабочего времени 24 дня, и заработок составит 16 250 руб. (30 000 руб. х 13 дн. / 24 дн.). В итоге по условиям Примера 2 общий заработок сотрудника за месяц составляет 30 500 руб.
Рис. 3. Расчет зарплаты, если норма рабочего времени учитывалась суммарно по всем периодам |
В рассмотренных Примерах 1 и 2 видно, что вариант формирования нормы времени влияет на результат расчета заработной платы, причем только при варианте использования суммарной нормы времени можно гарантировать, что при полном отработанном по графику месяце сотрудник получит в точности назначенный ему кадровыми документами оклад.
Фактически отработанное время
Для учета фактического использования рабочего времени в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» редакции 3 предусмотрено два метода:
- регистрация отклонений фактических выходов на работу от плановых по графику;
- сплошная регистрация явок на работу и других событий.
В общем случае рекомендуется использовать первый метод. При этом отклонения от графика могут как увеличивать отработанное время (например, сверхурочные, работа в выходные дни и праздники), так и уменьшать, если у сотрудника были неявки - невыходы на работу (например, болезни, отпуска, прогулы и т. д.). Отклонения регистрируются в программе соответствующими документами.
Работа в выходные, праздники и сверхурочно регистрируется, соответственно, документами Работа в выходные и праздники , Работа сверхурочно . Отсутствия сотрудника в течение месяца также регистрируются документами-отклонениями (Больничный лист , Отпуск , Прогул , неявка и т. п.).
В отдельных случаях, например, при необходимости корректировки отработанных часов при почасовой оплате или при работе сотрудника по нескольким видам основного времени, отклонение регистрируется документами Данные для расчета зарплаты . Оплата отклонений формируется на основании зарегистрировавших их документов-отклонений.
Отработанное время для оплаты определяется автоматически на основании данных графика работы и зарегистрированных документов отклонений от графика. Создавать и заполнять документ Табель (меню Зарплата - Табели ) не следует. Табель по форме Т-13 формируется в программе в виде отчета (меню Зарплата - Отчеты по зарплате - Табель учета рабочего времени Т-13 ).
Пример 3
|
Сотрудник, работающий в соответствии с условиями Примера 2, не выходил на работу в период с 17.04.2017 по 19.04.2017 и предоставил лист нетрудоспособности. Документ Больничный лист
зарегистрирован, рассчитан, утвержден и проведен в программе «1С:Зарплата и управление
В отчете Табель учета рабочего времени Т-13 нетрудоспособность в период с 17 по 19 апреля отражена буквами Б (см. рис. 4), а зарплата исчислена следующим образом (см. рис. 5): В период с 1 по 11 апреля сотрудник отработал все дни в соответствии с графиком. За этот период заработок по сравнению с Примером 2 не изменился и составил 13 750 руб. Во втором периоде отработано на три дня меньше нормы (10 из 13-ти дней), и заработок составил 15 000 руб. (30 000 руб. х 10 дн / 24 дн.). Итого по условиям Примера 3 заработок за апрель составил 26 000 руб.
Рис. 4. Отчет «Табель учета рабочего времени Т-13»
Рис. 5. Расчет зарплаты при неполном отработанном месяце |
Метод «сплошной регистрации», при котором наряду с регистрацией документов-отклонений ведется регистрация фактически использованного времени, в общем случае не рекомендуется применять. Этот метод может быть полезен лишь в исключительных случаях, в остальных же неоправданно усложняет работу. Так, если применить его для случая, представленного в условии Примера 3, то это приведет лишь к излишней работе - ведению документа Табель .
Важно соблюдать последовательность действий при «сплошной регистрации»:
- все отсутствия сотрудника в течение месяца регистрируются соответствующими документами-отклонениями (Отпуск, Командировка, Больничный лист, Прогул, неявка и т. п.);
- работа в выходные, праздники, а также работа сверхурочно регистрируется документами Работа в выходные и праздники, Работа сверхурочно ;
- регистрируются специальные случаи (корректировка отработанных часов при почасовой оплате, при работе сотрудника по нескольким видам основного времени и т. п.) документами Данные для расчета зарплаты ;
- вводится документ Табель , который формируется автоматически, на основании графика работы и документов-отклонений и может быть откорректирован;
- производится начисление заработной платы.
Нарушение этой последовательности действий может привести к коллизиям. Например, если провести документ Отпуск после проведения документа Табель , то отпуск будет исчислен и учтен при расчете зарплаты, но отчет по форме Т-13 не будет соответствовать зарегистрированному в информационной базе документу Табель .
Использовать документ Табель для корректировки времени по каким-либо неявкам нельзя, так как Табель имеет приоритет перед другими документами учета отработанного времени. Если документ Табель проведен, и затем вносятся изменения в данные для расчета зарплаты, то необходимо внести эти изменения и в Табель . Иначе зарплата может рассчитаться по неверным данным.
Документ Табель позволяет корректировать отработанное время и вводить виды времени, не предусмотренные в графике работы. В Табеле используются буквенные обозначения из справочника видов времени, и указывается соответствующее количество часов (Я 8, Н 6, С 2 и т. п.). Если необходимо указать несколько видов времени (явка, ночные, вечерние часы), то каждый вид указывается на отдельной строке. Количество таких строк определяется в поле Максимальное количество видов времени на одну дату (рис. 6).
Рис. 6. Документ «Табель»
При попытке зарегистрировать с помощью документа Табель явку в выходной по графику сотрудника (или наоборот), программа выдает соответствующее предупреждение. Эта проверка включается флагом Проверять соответствие фактического времени плановому в меню Настройки - Расчет зарплаты . Для обеспечения возможности корректировки Табеля относительно графика следует отключить этот флаг.
Обратите внимание : прежде, чем принять решение об использовании метода «сплошной регистрации», следует убедиться, что задачу действительно нельзя решить рекомендованным методом «регистрации отклонений».
